Avis d’appel d’offre ouvert- Recrutement d’une agence évènementielle

Afin d’offrir aux jeunes un accès gratuit aux formations, soutenir et encourager leur employabilité mais aussi aider l’accélération des start-ups , la Fondation Orange Guinée a signé un partenariat avec la GIZ .
Ce partenariat traduit la volonté des deux parties de mettre en œuvre un programme – Orange Digital Center qui – grâce au numérique – va contribuer au développement humain des jeunes en Guinée.

Dans la même logique que les ODC, des ODC Clubs seront ouverts dans les universités partenaires.

A la fois les ODC et ODC Club sont des lieux dans lesquels des formations, des animations et divers évènements sont organisés pour favoriser l’employabilité et l’expertise des apprenants. Mieux, ces évènements peuvent aussi se tenir dans des espaces en dehors des sites hébergeant l’ODC et/ou ODC Club afin de pouvoir recevoir un grand nombre d’apprenants, candidats et/ou start-ups.

1. Le présent appel d’offre entend permettre l’organisation des différents évènements qu’initie l’ODC et/ou ODC Club dans le cadre de sa mission. Il entend identifier un ou des prestataires- agences évènementielle- pouvant servir d’interface entre les fournisseurs et prestataires divers dont les services pourraient être requis pour l’organisation des différents évents.
2. L’appel d’offre est ouvert à tous les candidats éligibles.
   Ils devront renseigner la lettre de soumission et un accord de confidentialité. Les candidats doivent soumettre des dossiers séparés :

• Administratif
• Technique et
• Financier

1. Les candidats doivent être des personnes morales disposant de documents administratifs ci-après :

• Présentation de leur entreprise (Statut ; règlements intérieur (si disponible)
• Les attestations pour les sociétés de droit guinéen ; extrait du registre du commerce ; identification fiscale ; déclaration d’impôt)
• La lettre d’engagement du prestataire

1. Toutes les offres doivent être envoyées au plus tard le 20 Mars à
   23 heures 59minutes précises exclusivement via e-mail à l’adresse suivante : offresconsultations.ogc@orange-sonatel.com

Pour toutes informations supplémentaires, adresser un mail à ODC.Guinee@orange-sonatel.com

Descriptif détaillé de la consultation

Les besoins – objet du présent appel d’offres- sont regroupés par type d’évènement suivant la classification ci -après :

• Small Events : qui requièrent des pauses café, un branding et la remise de quelques goodies
• Medium Events: qui nécessitent entre autre une Restauration, la location d’espace et aménagement de cet espace par le mobilier – par exemple- mais aussi le branding, la sonorisation, la lumière, etc.
• Big Events : qui aussi nécessitent la Restauration, la location d’espace avec une aménagement (mobilier, lumieres.. etc) , le branding, la sonorisation, la lumière, etc.
  La durée des évènements peut varier d’une demi-journée à 5 jours.
  Ils sont organisés tout au long de l’année

Article 1 : Description des évents

• Small Évent
Sont considérés small évent, les activités suivantes :

1) Super-Codeurs
Il s’agit d’atelier de formation à l’intention des jeunes de 7 à 18 ans qui entend développer les compétences dans le numérique de manière ludique.
Ils sont gratuits et portent sur des sujets tels que : Scratch, App Inventor, Arduino, Robotique, Unity 3D, imprimante 3D et plus
Ils se déroulent au sein de l’Orange Digital Center, précisément dans l’Ecole du Code et le FabLab Solidaire.
Les besoins : une Pause Déjeuner & déjeuner pour 30- 40 participants ; la production de 30 à 40 attestations (visuel fourni) ; le Branding des espaces (kakemonos) ; un cadre selfie pour les photos ; une prestation photos

2) Les Talks
Il s’agit de conférences de 2h organisées en Phygital avec des Talkers (1 à 4) ainsi que des invités (25) autour de thématiques sur le numérique et les activités de l’ODC.
Besoin : un Branding de l’espace, un cocktail pour 50 personnes et un photographe

• Médium Event
Est considéré dans cette catégorie l’evenement suivant :

1) Hackaton
Il s’agit d’une activité qui réunit plusieurs types profils- développeurs, marketing, etc.- pour réfléchir autour de problèmes de société.
Durant 2 à 3 jours, à travers des ateliers, ils sont invités à proposer des solutions aux problèmes objets de l’activité et ce, grâce au numérique et/ou à l’amélioration des processus.
Cette activité regroupe environ 25 participants, ainsi que l’équipe d’organisation.

Besoin : une restauration pour 40 participants ; le branding des lieux, un service Photo/Vidéo, un publireportage, Attestations, écran, Paper boards, feutres, post-it, cadre selfie

• Big Event
Cette rubrique comprend les activités suivantes :

1) JobDating
Une Journée dédiée à la rencontre des futurs jeunes talents, identifiés, évalués et sélectionnés par des professionnels du recrutement. Ces jeunes formés au sein de l’Orange Digital
Center bénéficieront d’un accompagnement en amont de l’activité du Job Dating afin de les outiller en termes de techniques de recherche d’emploi.
En marge de l’évènement, un panel est organisé autour de l’employabilité.
Nombre de candidat : 100 à 200
Besoin : Restauration pour 100 hôtesses ; Branding, Photo/Vidéo, publireportage, Attestation, écran TV, aménagement espaces entretien, location espace, cadre selfie

2) Orange Job dating
L’Orange Summer Challenge est la compétition incontournable des Geeks qui se tient pendant au minimum 7 jours avec 100 a 150 Participants.
Il s’agit d’un un stage d’été sous forme de compétition internationale de trois mois qui se déroule à l’Orange Digital Center.
La compétition met à l’honneur les talents du développement logiciel, des Data Science, du design industriel, de l’Intelligence Artificielle ou encore de la robotique, dans le but de favoriser la conception de solutions technologiques innovantes et à fort impact social.
Besoin : hôtesses ; Restauration, Branding, Photo/Vidéo, publireportage, Attestation, écran TV, aménagement espaces, location site

Article 2 : Résumé des besoins par typologie d’évènements

Le tableau ci-après résume les besoins pour chaque activité prévue.

Article 3 : Les livrables attendus

Il est attendu des soumissionnaires :

• les couts unitaires de chaque article/service sollicité pour chacun des évents listés.
• Les offres doivent être valables 180 jours et ne peuvent en aucun moment être actualisées.

Offre Financière
L’offre financière sera en GNF et présentée sous la forme d’un devis HT GNF, avec le cout unitaire de chaque besoin exprimé

Article 4 : Évaluation des offres

a- Critères Généraux
Les offres seront jugées en fonction des critères suivants :
• la complétude des dossiers administratifs transmis
• La lettre de soumission
• La liste des références dans le domaine
• La réponse point par point aux clauses administratives et financières
• La liste détaillée des prix HT GNF

Le choix pourra se porter sur des candidats différents, ce choix justifié par les prix unitaires proposés par type d’évènements

b- Critères particuliers

Les offres soumises devront préciser le détail relatif de chaque service et/ou activité.
Elle devront être présentées sous la forme d’un tableau.
Il est a noter que des évènements en sus pourraient être demandé et que la facturation se fera sur le cout unitaire des rubriques tarifées.
Dans le cas de location d’espace, l’offre proposée pourra couvrir a la fois le cout de location et service traiteur mais devra impérativement etre détaillé. De meme, les services optionnels devront également être détaillés (cout et contenu)

Article 5. Conditions Générales

Les soumissionnaires resteront engagés par leurs offres 30 jours après la date limite fixée pour la remise de l’offre.

Les facturations se feront sur présentation des factures libellées à l’attention de la Fondation Orange Guinée. Elles seront accompagnées de justificatifs

Une évaluation de l’organisme de formation sera effectuée périodiquement sur initiative du Service Achats.
Les résultats de cette évaluation seront partagés avec le prestataire en vue d’amélioration continue si besoin.